Apresentação de algumas definições importantes, facilitadoras do acesso à informação pretendida. (De acordo com a ISAD(G) – Norma Geral de Descrição Arquivística)

Documento de arquivo

Informação de qualquer tipo, registada em qualquer suporte, produzida ou recebida e conservada por uma instituição ou pessoa no exercício das suas competências, ou atividades.

Fundo

Conjunto de documentos de arquivo, independentemente da sua forma ou suporte, organicamente produzido e/ou acumulado e utilizado por uma pessoa singular, família ou pessoa coletiva, no decurso das suas atividades e funções.

Peça

A mais pequena unidade arquivística intelectualmente indivisível, por exemplo: carta, memorando, relatório, fotografia, registo sonoro.

Ponto de acesso

Nome, termo, palavra-chave, expressão ou código que pode ser utilizado para pesquisar, identificar e localizar uma descrição arquivística.

Produtor

A pessoa coletiva, família ou pessoa singular que produziu, acumulou e/ou conservou documentos de arquivo no decurso da sua atividade. Não confundir com colecionador.

Série

Conjunto de documentos organizados de acordo com um sistema de arquivagem e conservados como uma unidade, por resultarem de um mesmo processo de acumulação, do exercício de uma mesma atividade, por terem uma tipologia particular, ou devido a qualquer outro tipo de relação resultante do processo de produção, receção ou utilização. É também designada como série documental.